در هفته برگزاری بیست و سومین نمایشگاه بین المللی نفت، گاز، پالایش و پتروشیمی تهران هستیم و همانطور که وعده داده بودیم در مقاله این هفته سعی کردیم تمامی مطالبی را که پیش از این در خصوص نمایشگاه توصیه و بررسی کرده بودیم در قالب " عوامل موفقیت در نمایشگاه" جمع بندی کنیم و در نهایت بطور خلاصه از "نکات مورد توجه در زمان برگزاری نمایشگاه" بگوییم. در ادامه به ترتیب به همین موارد خواهیم پرداخت:
عوامل موفقیت در نمایشگاه
- مهمترین عامل توفیق در یک نمایشگاه دارا بودن یک سیاست تبلیغاتی از پیش تعیین شده‌است. این سیاست‌ها برای هر شرکت با توجه به اهداف آن متفاوت است. برای جزئیات بیشتر به مقاله "ده نکته برای اجرای موفق یک کمپین تبلیغاتی در صنعت نفت و گاز" مراجعه کنید.
- کسانی را به عنوان راهنما و مسئول غرفه بگمارید که توانایی شناسایی و ارتباط بسیار بالا با مشتریان ناشناخته خود را داشته‌باشند. برخی از مدیران چندان به این موضوع اهمیت نمی‌دهند و به رغم انجام هزینه های سنگین جهت غرفه آرایی و دکوراسیون، چون فاقد طرحی از پیش تعیین شده هستند، تمامی زحمات آنها به دلیل گزینش نادرست کارکنان غرفه به هدر می‌رود.
- بهره گیری از بروشور و کاتالوگ جهت تبلیغات بسیار اهمیت دارد و نکته مهم‌تر آن‌که غرفه داران نسبت به نحوه توزیع آن باید دقیق باشند. توصیه می‌گردد که در محل غرفه خود صدها بروشور و کاتالوگ مربوط به شرکت و محصولات خویش را آماده نمایید تا درصورت درخواست متقاضیان و بازدیدکنندگان، در اختیارشان قرار گیرد. در نمایشگاه بازدیدکنندگان فرصت زیادی ندارند تا با محصولات و کالاهای تمامی غرفه‌ها آشنا شوند، لذا در اختیار گذاشتن این کاتالوگ‌ها باعث می‌شود، تا بازدیدکنندگان پس‌از ترک نمایشگاه فرصت کافی برای مطالعه تمامی محصولات شما از طریق کاتالوگ‌ها را داشته باشند.
- نمایشگاه بهترین مکان جهت گفت‌و‌گو و انجام مذاکرات میان بازدیدکنندگان و غرفه‌داران و ایجاد ارتباط با شرکت‌ها و سازمان‌های دیگر و نیز شناسایی رقبای جدید و محصولات آنها است. لذا سعی کنید از این مزیت نهایت بهره راببرید.
- نوع دکوراسیون غرفه باید متناسب با سیاست‌های تبلیغاتی شرکت باشد. شکل ظاهری غرفه شما نشانه هویت و ماهیت شرکت شماست. لذا در چیدمان وسایل و نمونه کالاها و نیز زیبایی و تمیزی غرفه خود کوشا باشید. ما پیش از این در مقاله "چک لیست نهایی شرکت در نمایشگاه" نکات مهم غرفه سازی را برشمردیم.
- سعی کنید در یک نمایشگاه به موقع ثبت‌نام کنید تا بتوانید فضای مناسبی را در سالن‌های نمایشگاه بگیرید. غرفه‌ای را انتخاب کنید که در مسیر ورود بازدیدکنندگان باشد. دراین خصوص با یک مشاور نمایشگاهی یا یک غرفه‌آرا مشورت کنید. نامناسب بودن فضای غرفه تاثیر زیادی در ناکامی شما در یک نمایشگاه ایفا می‌نماید. حتی اگر مبلغ اجاره غرفه مدنظر شما بیشتر بود، نگران نباشید و وجه آن را پرداخت کنید. علاوه بر این همانطور که قبلاً هم گفته ایم، مکان غرفه تاثیر زیادی بر "هدایت هدفمند ملاقات مشتریان در غرفه نمایشگاهی" خواهد داشت.
- سعی کنید برای مشتریان بالقوه خود کارت دعوت ارسال نمایید و از آن ها دعوت کنید از غرفه شما در نمایشگاه بازدید نمایند. البته همانطور که می دانید "شیوه های دعوت مخاطب به بازدید از غرفه نمایشگاهی" محدود به ارسال کارت دعوت نمیشود.
- برای حضور در نمایشگاه باید از مدت‌ها قبل برنامه‌ریزی کرد از جمله آماده کردن نمونه محصولات، آموزش و تعیین کارمندان غرفه، طراحی غرفه، تنظیم بودجه برای شرکت در نمایشگاه، آماده کردن هدایا، تهیه بروشورهای لازم و کارت ویزیت و...
- بی‌تردید هرچه اعتبار و آوازه نمایشگاه بیشتر باشد، امکان موفقیت شرکت ها در آن بیشتر می‌شود. لذا سعی کنید در نمایشگاه هایی شرکت کنید که دارای اعتبار و آوازه خاصی باشند.
- با دیگران رفتار دوستانه‌ای داشته باشید. با توجه به اینکه بازدیدکنندگان غرفه شما ایستاده‌اند، شما نیز در غرفه خود بایستید.
- تا می‌توانید با دیگران ارتباط برقرار کنید. هر اندازه که با افراد بیشتری ارتباط برقرار کنید، به همان اندازه امکان فروش شما بیشتر می‌شود.
- جسور باشید، سعی کنید کمرو نباشید، شما در نمایشگاه شرکت کرده اید که کالا و خدمات خود را معرفی کنید و مشتریان تازه‌ای پیدا کنید.
- در هر نمایشگاه، عکس‌های متعددی از غرفه خود بگیرید. از تمام زوایای غرفه عکس بگیرید. این‌کار نه تنها باعث می‌شود که سابقه‌ای از نمایشگاه برای شما باقی بماند، بلکه چنانچه عیب و ایرادی ازنظر غرفه‌آرایی و چیدمان وجود داشته باشد، کاملا مشخص و آشکار می‌گردد.
- تصور نکنید که با پایان پذیرفتن زمان برگزاری نمایشگاه کار شما نیز به اتمام رسیده‌است. بخش مهمی از کار تبلیغی شما هنوز باقی مانده‌است و آن پیگیری تماس‌ها و ارتباطاتی است که مربوط به بازدیدکنندگان غرفه شما در هنگام برگزاری نمایشگاه می‌باشد
نکات موردتوجه در زمان برگزاری نمایشگاه:
- غرفه آرایی زیبا و کامل باشد.
- ایستادن پرسنل در جاهای مشخص شده از قبل (بهترین پرسنل فروش در نمایشگاه حاضر باشند).
- با تبسم پذیرای مراجعه کنندگان بوده و با جدیت همراه با آرامش پاسخگو باشند.
- کارشناسان آماده پاسخگویی های تخصصی باشند.
- نیروها به هیچ عنوان در غرفه چیزی مثل آدامس یا تخمه نخورند.
- کشیدن سیگار مطلقا انجام نپذیرد.
- توجه به آرامش قسمت VIP (عدم تردد و عدم ادغام مهمانان)
- پذیرایی به صورت مختصر صورت گیرد.
- پشت کانترهای اطلاع رسانی هیچگاه خالی نباشد.
- وسایل اطلاع رسانی به موقع و صحیح دراختیار مراجعه کنندگان قرار گیرد.
- اهداء هدیه ها با برنامه ریزی قبلی صورت گیرد.
- پرشدن فرمهای مربوط به مراجعه کنندگان
- هیچ سئوالی بدون پاسخ نماند و در صورت نیاز بعد از نمایشگاه پاسخ آنها اعلام یا ارسال گردد.
- از اتلاف وقت هنگام شلوغی برای آنانی که نتیجه ای ندارند جلوگیری به عمل آید.
- در هنگام ازدیاد مراجعه کنندگان، مخاطبان با اعمال مدیریت تقسیم بندی و پاسخگویی شوند.
- آراستگی ظاهر حتما حفظ شود و دوستان داخل غرفه نهایت احترام را به همدیگر بگذارند.
- تمامی پرسنل جهت دریافت هرگونه اطلاعاتی از مراجعه کنندگان و نمایشگاه در مورد کالای رقبا و بازار آنها آماده باشند و به شکایات یا نواقص احتمالی سازمان و رقبا که از سوی بازدید کنندگان مطرح می شود توجه خاص کنند
- تهیه گزارش روزانه از ارتباط و برداشتها
- جمع آوری کلیه اوراق ثبت شده در پایان روز و خروج آنها از غرفه.
