چک لیست نهایی شرکت در نمایشگاه!

شنبه, 08 ارديبهشت 1397

این روزها دیگر شمارش معکوس برای برگزاری بزرگترین و مهمترین رویداد داخلی صنعت نفت- بیست و سومین نمایشگاه بین المللی نفت، گاز، پتروشیمی و پالایشگاه تهران – آغاز شده است.

ما در هفته های گذشته سعی کردیم تجربیات خود در برگزاری نمایشگاهها را از طریق نوشتن مقاله با موضوعات مختلف با شما قسمت کنیم. برای این هفته نیز تصمیم گرفتیم ابتدا به سراغ چک لیست نهایی کارهای قابل انجام قبل از افتتاح نمایشگاه برویم و پس از آن همانطور که در مقالات قبلی وعده داده بودیم، کمی از نکات ریز غرفه سازی برایتان بگوییم.

صمیمانه امید داریم که بیست و سومین نمایشگاه بین المللی نفت و گاز تهران فرصت های بیشمار و بی نظیری را پیش روی شما و سازمانتان قراردهد.

بخش اول: چک لیست شرکت در نمایشگاه

اینها لیست کارهایی است که بهتر است تا امروز انجام داده باشید. و اگر هر کدام از اینها از قلم افتاده بهتر است تا دیرتر نشده اقدام کنید!

  • آماده سازی و رزرو محل اقامت پرسنل در زمان نمایشگاه
  • جمع آوری بانک اطلاعاتی از مشتریان و بازارهای بالقوه و بالفعل
  • طبقه بندی جمع آوریهای بانک اطلاعات
  • ارسال دعوتنامه برای هر یک از مشتریان
  • درج آگهی در مجلات تخصصی و محلی در صورت امکان
  • آماده سازی نمونه های کالا/ کالاهای مورد نظر جهت به نمایش درآوردن
  • آماده سازی ملزومات اطلاع رسانی (کارت ویزیت ، رزومه، پوستر، کاتالوگ، بروشور، سی دی مولتی مدیا و ...)
  • آماده سازی هدایای تبلیغاتی در چند دسته برای مراجعه کنندگان مختلف
  • آماده سازی وسایل پذیرایی داخل غرفه
  • جمع آوری اطلاعات در مورد تاکتیکها و تکنیکهای رقبا برای حضور در نمایشگاه
  • گرفتن پلان نمایشگاه و مشخص شدن جایگاه غرفه نمایشگاهی و درصورت نیاز تغییر جای غرفه و درنظر گرفتن محل دید و تردد مناسب
  • انجام طراحی غرفه با درنظر گرفتن مواردی که در بخش دوم همین مقاله به آنها اشاره خواهیم کرد
  • آماده سازی یونیفرم برای غرفه داران و لوگوی شرکت برای نصب بر روی سینه
  • تهیه فرمهای مخصوص بازدیدکنندگان
  • تهیه سایر فرمها و لیستهای مد نظر مدیران
  • پیش بینی کادر تخصصی شامل: کارشناس فنی مربوطه، کارشناس بازرگانی برای جذب و امضای قرارداد، نیروهای کمکی جهت ارتباط با مراجعه کنندگان، مسئول غرفه
  • آموزش تکنیک های برخورد در نمایشگاه به پرسنل
  • هماهنگ کردن قرارهای ملاقات خاص با مدیران ارشد کارفرما در نمایشگاه
  • توجیه یک یا چند نیرو جهت جمع آوری اطلاعات کلیه رقبای حاضر در نمایشگاه، اعم از لیست محصولات، لیست قیمت، شرایط فروش، کانالهای توزیع و شناسایی مدیریت و ارزیابی قابلیتهای شرکت کنندگان
  • برنامه ریزی شیفت پاسخگوی نیروهای مستقر در غرفه و چک کردن برنامه ها با توجه به  زمانبندی در نظر گرفته شده
  • قرار دادن یک نماینده با اختیارات لازم در نمایشگاه
  • چک کردن آموزش پرسنل
  • گزارش گیری عملیات قبل از نمایشگاه

بخش دوم: چند نکته در رابطه با غرفه سازی

  • توجه داشته باشید که غرفه شما در نمایشگاه بیش از آنکه اثری هنری باشد باید ماحصل "تفکر بازاریابی" شما باشد.
  • طراحی غرفه در نمایشگاه نفت و گاز و یا سایر نمایشگاههای صنعتی  باید علاوه بر جلوه های هنر، نمود صنعتی نیز داشته باشد. از طرفی هم نباید آنقدر صنعتی باشد که روح خشک آن موجبات خستگی بازدید کننده را فراهم آورد. طراحی غرفه باید به گونه ای باشد که مخاطب هدف را ترغیب کند زمان بیشتری را در غرفه بگذراند.
  • داشتن کانسپت برای طراحی در کنار رعایت یکپارچگی در حوزه بصری برندتان الزامی است. مثلاً اگر محصولی برای معرفی دارید طراحی غرفه می تواند به شکل آن محصول نزدیک باشد.
  • همانطور که در مقاله های پیشین اشاره کردیم، در غرفه می بایست حتماً فضایی برای استراحت و پذیرایی از مراجعه کنندگان در نظر گرفت. بالاخص اگر مشتریانی از نوع الف و ب – برای یادآوری به این مقاله مراجعه کنید- را هم دعوت کرده اید حتماً می بایست فضایی بعنوان VIP برای پذیرایی از ایشان در نظر بگیرید و صحیح اینست که این فضای VIP فضایی پوشیده شده باشد که هر رهگذری نتواند در جریان جزییات جلسات مختلفی که در غرفه برگذار میکنید قرار بگیرد.
  • غرفه را تبدیل به انباری نکنید. حتماً فضایی جداگانه به هدایا و وسایل پذیرایی اختصاص دهید تا با حفظ نظم و زیبایی بصری غرفه به مخاطب احترام گذاشته باشید.
  • نور پردازی در جلب توجه مخاطب تاثیر بسزایی دارد.
  • پیشنهاد می شود بدون اشاره مستقیم شرکتها در طراحی غرفه خود مسئولیت اجتماعی را نیز نمایش دهند. مثلاً با قرار دادن چند گلدان گل و گیاه در فضای غرفه می توان نشان داد که بعنوان یک شرکت صنعتی ما تاچه اندازه طرفدار محیط زیست هستیم و در حفظ آن تلاش می کنیم.
  • جزئیات در فضاهای کوچک نمایشگاهی همیشه به چشم بازدید کننده نزدیک هستند. در واقع در چنین فضایی مخاطب آنقدر به اشیاء نزدیک می شود که همه سهل انگاریها را می بیند. پس انتخاب تیم اجرایی حرفه ای و وسواس به خرج دادن در نحوه اجرا امری ضروری به نظر می رسد. کار را به حرفه ای ها بسپارید.
  • در غرفه حتماً فضایی مجزا و پوشیده را به غذا خوردن پرسنل اختصاص دهید. بازدید کننده هرگز نباید در هنگام مراجعه با بوی غذا و یا پرسنل در حال غذا خوردن روبرو شود.
  • بهتر است غرفه به گونه ای ساخته شود که سر و صدا و همهمه بیرون کمتر به آن راه یابد.

اما نکته ای که ما همیشه بدان تاکید داشته ایم اینست که هرگز تصور نکنید با پایان یافتن زمان برگزاری نمایشگاه کار شما نیز به اتمام رسیده‌است! همانطور که پیش از این بارها گفته ایم بخش مهمی از کار تبلیغی شما هنوز باقی مانده‌است و آن پیگیری تماس‌ها و ارتباطاتی است که مربوط به بازدیدکنندگان غرفه شما در هنگام برگزاری نمایشگاه می‌باشد.

در مقاله بعدی که درست پیش از افتتاح بیست و سومین نمایشگاه بین المللی نفت، گاز، پتروشیمی و پالایش تهران روی وبسایت سوتر قرار خواهد گرفت به "نکات مورد توجه در زمان برگزاری نمایشگاه" خواهیم پرداخت و "عوامل نهایی موفقیت در نمایشگاه" را بر میشمریم.

  • نگارش: تیم تولید محتوای شرکت سوتر

شرکت بازاریابی سوتر

گروه بازاریابی و فروش سوتر، با تکیه بر دانش و تجربه حضور بالغ بر یک دهه کارکنان خود در صنعت نفت، گاز، پالایش و پتروشیمی کشور عزیزمان ایران، هم اکنون آماده ارائه هرگونه خدمات بازاریابی و فروش به واحدهای فعال در این صنعت، از تولیدکنندگان (سازندگان) و تامین کنندگان کالا تا پیمانکاران و در نهایت کارفرمایان و بهره‌برداران محترم می‌باشد.

تماس با سوتر

تهران، خیابان خرمشهر، خیابان عشقیار، پلاک 104، واحد 522266998 - 02189786971 - 021